Web družstva/SVJ je dnes chápán jako nutnost, nikoliv jako povinnost

Praha 6. března 2018 (PROTEXT) - Když vstoupil 1.1.2014 v účinnost Zákon č. 90/2012 Sb., který stanovil v § 636 bytovým družstvům povinnost zřídit si webové stránky, z důvodu povinnosti umístění pozvánky na schůzi na webu, způsobilo to na straně družstev, někdy mylně i na straně společenství velkou nevoli. V případě bytových družstev je dnes situace taková, že některá družstva tuto povinnost dodnes nesplnila a neřeší možnost zneplatnění usnesení až tři roky zpětně, neboť kde není žalobce, není soudce a případný spor by trval roky. Některá družstva šla cestou nutného zla a zřídila zpravidla webové stránky zdarma s tím, že jeden krát za rok zde umístí pozvánku, aniž by se o ní kdokoliv dozvěděl. Zákon tak splnili, nikoliv jeho účel, tedy aby se lidé o schůzi opravdu elektronickou cestou dozvěděli, v lepším případě, aby se mohli seznámit s projednávanými podklady. A konečně jsou zde družstva, ale také společenství vlastníků jednotek (SVJ), která splnila nejen dikci zákona, ale zejména jeho účel - členové se o schůzi opravdu dozví elektronicky díky automatickému rozesílání zpráv z webu na e-maily členů či prostřednictvím SMS zpráv. Jedná se o weby, které se specializují na potřeby bytových družstev a SVJ. Tato družstva a SVJ si zřídila stránky, nikoliv proto, že jim to nařizuje zákon, ale protože jsou pro ně přínosem a mohou prostřednictvím nich lépe informovat své členy o dění v domě, lépe komunikovat se členy, zpřístupnit jim dokumenty, formuláře apod. Takové stránky nabízí další užitečné funkce jako je například hlídání revizí, ale také nabízí poradnu, aktuality z oblasti bydlení apod. Mezi tyto stránky patří zejména www.webDOMU.cz, které si během čtyřletého provozu získalo silnou pozici na trhu. Díky automatickému rozesílání zpráv z informační desky (nástěnky) je tak možné jednoduše a ihned informovat členy o tom, že neteče teplá voda z důvodu havárie, že se blíží termín pro odečty, revizi, schůzi apod. Na web je možné v uzavřené sekci pro členy vložit projednávané podklady na schůzi, zápisy ze schůzí, stanovy, domovní řád, energetický průkaz apod. a označit, kdo vše má k dokumentům přístup - zda pouze členové, statutáři nebo široká veřejnost. Zvýší se tak informovanost v domě a předsedovi přestanou lidé klepat na dveře nebo jednotlivě volat s tím, že neteče teplá voda apod. Pokud se chystá schůze v domě, je přímo neakceptovatelné, aby lidé ve 21. století museli studovat podklady ke schůzi na nástěnce v suterénu domu, když jdou zrovna vynést odpadky nebo běží do práce. Proč jim podklady pohodlně neumístit na webu, aby si je mohli v klidu prostudovat? Vrcholem ledovce jsou ta družstva nebo SVJ, která podklady k jednotlivým bodům schůze nedávají vůbec žádné nebo si dokonce za jejich vyžádání účtují poplatky i v řádu stokorun! Argument, že v domě žijí převážně senioři nebo že nemají internet je mylný. Právě senioři jsou podle zkušeností z infolinky často mnohem aktivnější než ostatní. Podle ČSÚ má v ČR 85 % domácností internet, a těch zbývajících 15 procent přece může využít stávající formu komunikace - korkové nástěnky. Mnohokráte dostáváme zpětnou vazbu, že se jim díky www.webDOMU.cz zvýšila účast lidí na schůzích, a ty se tak nemusely kvůli neusnášení schopnosti opakovat. Také se odlehčilo předsedům a správcům, kteří díky umístění informací a formulářů na webu eliminovali individuální dotazy a žádosti. Důležitý argument je také to, že statutární orgán a správce mají aktuální on-line kontakt na členy a další osoby v domě, což je nezbytné k rychlé reakci například v případě havárie vody, plynu apod. V případě úložiště dokumentů na webu se také nemusí ostatní členové spoléhat na dostupnost předsedy či na zálohování dokumentů pouze v jeho PC. Některá SVJ či družstva si už své fungování bez webových stránek neumí vůbec představit a některá se dokonce připomínají s tím, kdy už dostanou zálohovou fakturu na dalších 12 měsíců, abychom na ně nezapomněli, což je samozřejmě příjemné a potěšující. Bohužel na druhé straně ještě dnes existuje řada předsedů, kteří nechtějí webové stránky z toho důvodu, že nechtějí absolutně nic členům zpřístupnit, někdy dokonce ani podklady na schůzi k projednávaným bodům nebo zápisy, i když k tomu mají zákonnou povinnost. Je to velice smutné a zarážející, když máte jednat například o revitalizaci nebo refinancování úvěru, aniž byste si mohli v klidu prozkoumat jednotlivé možnosti, o kterých máte hlasovat. Pak je zcela běžné, že přijmete usnesení navrhované předsedou, které není až tak výhodné pro vaše družstvo či SVJ, ale pro někoho jiného, předseda je však z obliga, protože to přece přijala členská schůze nebo shromáždění v případě SVJ! Pokud se budete rozhodovat o webových stránkách, nezapomeňte dbát na bezpečnost osobních údajů. Vždy si prostudujte obchodní podmínky a vyvarujte se stránkám, kde dáváte souhlas s tím, že osobní údaje mohou být poskytnuty k marketingovým účelům. Uvědomte si, že dáváte v osud nejen své osobní údaje, ale také osobní údaje svých členů, za které zodpovídáte. Vybírejte stránky, kde máte uzavřený obsah pro členy a také pro statutární orgán. Nic není veřejnosti do vašich zápisů ze schůzí, kde se mohou objevovat například osobní údaje nebo seznamy vašich členů. Vyvarujte se stránkám, kde sousedé vidí navzájem svá telefonní čísla nebo e-maily. Chraňte své osobní údaje a údaje vašich členů. Ale o ochraně osobních údajů v podmínkách družstev a SVJ více až v dalším článku nebo přímo na stránkách www.webDOMU.cz. Kontakt: Ing. Pavla Gajdáčková, jednatelka Amentes s.r.o. Provozovatel webového portálu webDOMU.cz Pavla.gajdackova@webdomu.cz http://www.webdomu.cz